Как работать со спикерами на мероприятии?

Где и как искать интересного спикера?

Личность спикера играет большую роль в подготовке к конференции. Он не просто должен быть экспертом в своей области, он должен уметь взаимодействовать с аудиторией, завоевывать ее интерес и удерживать внимание. Где такого найти? Да такого, чтобы подошел вам?

Поиски нужно начинать с определения цели и аудитории вашего мероприятия. Для кого вы ищите спикера? Чем занимается ваша аудитория? Какие у нее страхи и мечты?

Допустим, вам нужен спикер для мотивации молодой аудитории. Вам нужно встряхнуть ее эмоционально и дать мотивацию, затем погрузить в полезный контент, и в конце зарядить на действия. Составьте техническое задание для спикера (инструкцию см. ниже). После этого решите, чем привлечь спикера. Экспертам в своем деле должно быть интересно выступить на вашей конференции, их вы тоже должны мотивировать. Например, консультанту по продвижению вы можете предложить полный зал людей, которые могут стать его клиентами.

Если вы планируете в будущем создавать подобные мероприятия, обязательно начинайте вести собственную записную книжку — базу спикеров. Каждый раз, когда вы слышите или знакомитесь с интересной личностью, которая может стать отличным спикером, фиксируйте ее в своей книжке. Результат будет.

Идем дальше. Социальные сети — это главный источник экспертов, а главное информации о них. Помните золотое правило: пока вы читаете умных людей, на вашем пути будет встречаться все больше профессиональных и интересных личностей.

Также можно поискать спикеров по конференциям, которые уже проходили и были косвенно или напрямую связаны с вашей темой. Однако стоит учесть, что участие спикера в конференции не гарантирует его профессионализм. Поэтому лучше посмотреть его выступление и встретиться лично.
Стоит прошерстить популярные издания на предмет интервью с интересными личностями. Даже если это просто рассказ о компании, из него можно вынести много полезной информации о лидерских качествах руководителя.

Университеты и их профессора. Зайдите на сайты интересующих вас вузов, той же Высшей школы экономики, и изучите базу преподавателей. Вы наверняка найдете многих интересных людей, с которыми будет несложно выйти на контакт: электронная почта обычно указана на сайте вуза.

И, пожалуй, самый просто вариант: спикерские бюро. Это посредники, которые устраивают переговоры между сторонами (спикер-организатор) и контролируют финансовые вопросы. Одним из самых известных бюро: Synergy Speakers Bureau и Global Vision.

Synergy Speakers Bureau — это спикерское агентство университета и Школы бизнеса "Синергия". Также они позиционируют себя как организаторов мероприятий и конференций. В их базе более 100 спикеров, которые являются экспертами в сфере маркетинга, науки и технологий, менеджмента, искусства и спорта, а также во многих других областях. Как они утверждают, на сайте представлены лишь некоторые из экспертов. Вам всего лишь нужно составить характеристику будущего спикера и указать тему мероприятия, а их специалисты подберут вам кандидата.

Global Vision — это спикерское агентство подберет вам как российского спикера, так и зарубежного. Они представляют музыкантов, политиков, экономистов и писателей, всех тех, кто добился выдающихся результатов в той или иной сфере деятельности.

Попробуйте выйти за пределы своего круга друзей и знакомых, так вы сможете найти новых и неординарных личностей.

Как составить техзадание для спикера?

Этот небольшой блок будет посвящен такой вроде бы простой, но в то же время сложной теме — техническое задание для спикера. В идеале, эту "карточку" вы должны создавать еще до того, как найдете спикера.

Что вам нужно сделать? Прописать в документе необходимые критерии и тезисы для спикера. Надеемся, что с целью мероприятия вы определились заранее, как и с темой и форматом. Все это нужно обязательно прописать для вашего спикера. Также укажите аудиторию и ожидания от его выступления.

Например:

Как мотивировать спикера, чтобы он сделал то, что нужно вам?

Как мы выяснили, при поиске спикера у вас должно уже быть представление о нем, кто он такой и что он вам даст. Заранее подготовьте все вопросы, которые нужно обсудить перед сотрудничеством. Вы предоставляете ему четкий список требований, ставите условия, которые обезопасят вас от непредвиденных ситуаций и расходов. В свою очередь, сам спикер может высказать свои пожелания.

Оформляйте по возможности договор со спикером, так вы защитите и себя и его. В этот договор внесите все пункты, которые вы обсудите с ним заранее. Бывает такое, что гонорар переведен, а спикер отказывается выступать за неделю/день или даже за час до начала. Договор вам поможет решить такую проблему. Подстрахуйте себя пунктом, который подразумевает денежную компенсацию от спикера в подобных случаях. Соответственно внесите оговорки, но не переусердствуйте. Образец договора вы можете найти в интернете.

Вы должны сами понимать объективно, сколько вам потребуется времени, чтобы обсудить со спикером все и решить вопросы. Вам необходимо его контролировать, узнавать о формате и презентации. В лучшем случае, стоит попросить спикера рассказать вам часть своего выступления. Однако такое возможно только с молодыми экспертами, которые не являются признанными профессионалами своего дела. Вы должны быть эмпатичны и тактичны, чтобы не перегнуть палку.

Во время репетиции дайте спикерам информацию о том, где стоять на площадке, проведите ознакомительную экскурсию по помещению (либо по работе с приложением/сайтом, через которые проходит мероприятие).

Чем лучше вы подойдете к работе со спикером, чем в лучшем настроении он будет, тем проще будет с ним договориться. Ведь отличная организация всегда радует и мотивирует к действиям.

Работа со спикером до и во время мероприятия

Мы изложим лишь основные моменты работы со спикером, обозначим ваши задачи и дадим пару советов.

Держите связь со спикером. Не нужно контролировать его каждый день и напоминать о мероприятии, однако стоит связаться с ним за 1-3 дня до начала и уточнить, все ли в силе и помнит ли спикер о своей работе.

Помните, спикеры — тоже люди. И им нужны инструкции. Помимо изначального технического задания, описанного выше, вам нужно написать еще одно. В нем сделайте упор на техническое оборудование, контакты и карту. В идеале стоит прописать для них памятку, указав там:

Обязательно встречайте спикера, если это оффлайн-мероприятие, или заранее созвонитесь перед мероприятием, если вы выбрали онлайн-формат. Для "живого" мероприятия определите человека, который будет сопровождать спикера в течение события. Он встретит, предоставит все необходимое, проведет до места выступления и обратно. Объяснит, как пользоваться микрофоном, где стоять/сидеть и прочее.

Как работать со "звездными" спикерами?

Спикеры — тоже люди, а люди, как известно, — не всегда прекрасные создания. Многие требуют к своей персоне много внимания, особенно, если получают высокий статус. Проще говоря, люди "ловят звезду", и такие спикеры становятся очень требовательными. Или являются такими. Однако, если человек настоящий эксперт в своей теме, от него будет сложно отказаться только из-за его требовательности. Поэтому с ними нужно учиться работать. Есть несколько вариантов развития.

1. Оставаться таким же требовательным, как и к другим спикерам. Проявлять себя жестко, но при этом оставаться вежливым и доброжелательным. Не давайте сесть себе на шею. Случается, что спикеры от такого отношения сами отказываются выступать, и на такой случай у вас должен быть "план Б" в запасе.
2. Соглашаться на все условия спикера, но в следующий раз уже не обращайтесь к нему. Внесите его в свой черный список экспертов.
3. Этот вариант подойдет не всем. У организаторов и так множество вещей, которые приходится терпеть и контролировать, а тут еще спикер доводит своими требованиями. Вы можете просто терпеть, но должны понимать ради чего. Ради репутации, ради отличного мероприятия, ради опыта и денег. Только так вы сможете дойти с ним до конца.

Что делать, если спикер отказался от выступления в день мероприятия?

Случается и такое. Иногда вы сами можете повлиять на такое решение спикера, иногда они оказываются безответственными людьми, а иногда срабатывают обстоятельства. Но в любом случае, ваш “план Б” должен включать следующее.

Начнем с совсем плохих вариантов: спикер отказался день в день, программа утверждена, все на площадке, вот-вот начинаете. Первое, что ни в коем случае нельзя делать — это менять и двигать программу. Уважайте своих участников, многие приезжают на определенное выступление. По возможности договоритесь с другим спикером или экспертом, который может занять это время, отвечая на вопросы из зала по своей теме.

Подберите себе 2-3 спикера, которые будут дополнять программу и заменять основных. Но нужно понимать, что не каждый человек согласиться сорваться и выступить день в день на мероприятии. Поэтому этот вариант подойдет лишь тем, кому об отмене станет известно чуть ранее. Но дополнительных спикеров все равно держите в своем списке.

В случае, если спикер не успевает приехать, его рейс задержали или даже отменили, на помощь идет онлайн-включение. Для этого можно использовать такие простые в использовании программы как Skype или Zoom.

Если ситуация совсем плохая (замены нет, онлайн включение невозможно, другие эксперты не готовы помочь), извинитесь перед аудиторией. А затем пригласите участников в другой зал, предложите им дополнительные бонусы, которые сгладят негативное впечатление о мероприятии.

Вместо заключения

После проведения события обязательно свяжитесь со спикером и возьмите обратную связь. Возможно, вы договоритесь о будущих проектах, обсудите новые условия, минусы и плюсы уже прошедшего мероприятия.

Мы описали основные моменты, которые нужно контролировать при работе со спикером. Помните, он, ваше отношение к нему и предоставленные условия — важная составляющая вашей репутации.