Правила работы с волонтерами

время прочтения: 2 мин
Правила работы с волонтерами

Волонтеры — это те люди, без которых трудно обойтись на крупном мероприятии, а порой и на небольшом, смотря какие цели у вас стоят. Мы расскажем о паре правил, которые помогут найти, удержать и сделать эффективным волонтера.

Где волонтеры обитают?

Обитают они в социальных сетях, сидят в тематических группах, читают блогеров и иногда подписываются на сообщества с волонтерами города. Чтобы привлечь их внимание, вам нужно запостить объявление в этих группах, возможно обратиться к нишевому блогеру. Допустим, вы проводите маркетинговую конференцию: ищите сообщества по маркетингу, обращайтесь в профильные вузы и привлекайте студентов. Можно обратиться к волонтерским организациям, которые предоставят вам необходимый набор людей.

Если вы уже довольно популярны, у вас есть читатели или зрители, обязательно расскажите о поиске волонтеров в своих социальных сетях. Ведь часто заряженные энергией подписчики только и ждут момента, когда они смогут встретиться с вами лично и помочь в организации.

Чем мотивировать?

У вас есть волонтеры… или еще нет? Вы распространили информацию о поиске, но мотивировали ли вы людей, которые хотят работать бесплатно? Мотивация — важная часть во взаимодействии с волонтерами. Мало кто отнесется с полной ответственностью и вниманием к своим обязанностям, если в конце он не получит своеобразных "плюшек".

Например, мотивируйте возможностью встретиться или сфотографироваться с уникальной личностью, послушать выступление крутого эксперта или попасть на закрытую премьеру. Приготовьте для них стафф-продукцию: футболки, сумки, блокноты и многое другое с логотипом или названием вашего мероприятия. Возможно, стоит заказать стафф у ваших партнеров. При этом все останутся в выигрыше: вы не тратитесь на производство и разработку, партнеры получают рекламу, а волонтеры небольшой подарок за работу.

Можно мотивировать волонтеров, особенно студентов и школьников, тем, что вы вручите им диплом или напишете рекомендательное письмо. Часто студентам участие в мероприятиях, связанных с их профессией, засчитывают как летнюю практику.

Как работать?

Волонтеры замотивированы, но как с ними работать? Для начала создайте один общий чат в какой-либо социальной сети: ВКонтакте, Telegram, WhatsApp. Там вы сможете размещать общую информацию, кидать клич о поиске волонтера на "должность" и поддерживать атмосферу дружелюбия и взаимовыручки. Обязательно создайте дополнительные чаты по профилю. Допустим: чат технарей, чат встречающих, чат тех, кто работает 1 мая и так далее. Так волонтеры смогут обсуждать и решать вопросы только по своей части и не засорять общий чат.

Важно! Либо до поиска, либо после назначьте главного по волонтерам. У вас и так слишком много ответственности, а работа с волонтерами — это то, что точно можно и нужно делегировать.

Далее: инструктаж. Уделите этому моменту достаточно времени. Ведь чем лучше вы проинструктируете волонтера, тем лучше он выполнит свою работу. Ведите список, куда и кого вы отправили, в какое время. Так и вам самим будет проще ориентироваться, если кто-то не выйдет вовремя или пропадет совсем. А такие ситуации случаются часто, поэтому повторим: нужны резервные волонтеры. И да, им тоже необходим инструктаж.

Обязательно хвалите и благодарите волонтеров, они делают это бесплатно, на чистом энтузиазме и не только за большие плюшки, поэтому не штрафуйте по пустякам. И кстати, если волонтеры находятся на площадке больше 4-6 часов, организуйте им питание. По возможности учтите их вкусовые предпочтения: вдруг кто-то из команды веган или у него есть пищевые аллергии.

Если вы располагаете ресурсами и финансами, после мероприятия или на следующий день можно закатить волонтерам вечеринку, где вы вручите им подарки (дипломы или стафф-вещи) и искренне поблагодарите каждого. Так они точно почувствуют свою значимость и придут к вам волонтерить в следующий раз.

По итогу

Волонтеры — это основная движущаяся часть мероприятия. Именно они встретят ваших гостей, помогут им найти дорогу или отведут на кофе-брейк. Они — ваше лицо, поэтому важно, чтобы это лицо было довольным и счастливым. Заботьтесь о волонтерах и делегируйте задачи, некоторых из них способны на большие свершения и неоценимую помощь.

Комментарии (0)