Случается, что на мероприятии к его окончанию остается не более пятой части первоначального количества людей. Причины разные, и бороться с ними нужно по-разному. Рассмотрим основные.
Теснота и духота
Статистика говорит, что треть людей, зарегистрировавшихся на событие, не приходит совсем. Для платных мероприятий, билеты на которые покупают заранее, этот процент несколько падает, но все равно остается заметным. Выбирая площадку, ивент-менеджеры учитывают этот показатель, однако закон больших чисел работает, и случаются события, на которые явка превышает 100%. Естественно, это приводит к тесноте и недостатку свежего воздуха, которые многие переносят довольно тяжело.
Решений для этого несколько, применять их стоит в соответствии с возможностями площадки:
- открытие дополнительного зала — в некоторых крупных конференц-залах часть помещения отгораживают, так как она редко используется. Договоритесь с администрацией открыть эту половину;
- выведение трансляции из зала в фойе, коворкинг или лаунж-зону — постарайтесь предусмотреть такую возможность;
- заказ дополнительного обслуживания и расстановка добавочных стульев;
- регулирование работы климат-систем;
- вынесение части события на открытое пространство, если погода и условия позволяют.
Очереди во время регистрации
К сожалению, информационные технологии не ведут к уменьшению очередей на регистрации, по-прежнему нужно занимать очередь к столику со своей буквой и ждать, пока нервно-вежливая девушка найдет вас в списке и выдаст бейджик. Многие "ломаются" еще на этом этапе и просто уходят. Чтобы не потерять 5% аудитории просто из-за закона очередей, регистрируйте участников с помощью QR-кода, отправляемого заранее. Также можно использовать табличные онлайн-сервисы и печатать бейджи на месте (вместо того, чтобы искать их в стопке), используя специальные формы.
Гости не могут разобраться, кто есть кто на мероприятии
Важнейшая составляющая любого бизнес-форума — это поиск новых контактов. Но, если гостей много, в большой толпе становится сложно отыскать друг друга, и цели могут быть не достигнуты. Для этого можно использовать несколько подходов. Во-первых, дать возможность гостям заранее отправлять запрос на встречу с тем или иным участником. Во-вторых, печатать бейджи разных цветов для разных категорий, чтобы гости не должны были вчитываться в мелкий шрифт (тем более, у многих есть проблемы со зрением). Например, можно выделять цветами поставщиков, заказчиков, организаторов и т.д. Цветовая легенда должна быть расположена на видном месте.
Коммуникационные сложности
Исследования говорят, что примерно пятая часть всех посетителей испытывает неловкость и даже стресс от необходимости заговорить с незнакомцем на мероприятии. Не найдя в себе возможности заняться нетворкингом, то есть, налаживанием связей, участник может впасть во фрустрацию и уйти. Поэтому стоит предусмотреть спикера для работы в этом направлении, который покажет, как справиться со стрессом. Также можно организовывать matchmaking-сессии и использовать другие игровые элементы в программе мероприятия. Грамотная анимация позволит создать непринужденную атмосферу и даст повод для начала разговора.
Однако если анимация неадекватна, люди могут начать покидать мероприятие. Так, например, неприемлемы элементы стриптиза, грубые шутки и спекуляции на религиозные, политические, семейные темы. Неуместно использование животных — времена, к счастью, изменились. Также помните, что у людей уже образовалась аллергия на пошлость — клоуны и расписные пряники скорее оттолкнут посетителей.
Боремся с усталостью
Вы сделали классное, насыщенное и интересное мероприятие — и сталкиваетесь с проблемой усталости гостей. Для борьбы с этим явлением используйте несколько приемов:
- четкий тайминг;
- перерывы;
- наиболее активные спикеры должны выступать после обеда;
- если программа не помещается в один день, лучше запланировать два.