Чтобы провести эффективное мероприятие, нужна не менее эффективная, с учетом множества факторов, подготовка. Необходимо найти место, организовать площадку под ваши нужды, договориться со всеми сторонами процесса. Если у вас недостаточно опыта в данной сфере, вы можете допустить некоторые серьезные промахи.
Рассказываем, на что обратить внимание в первую очередь при организации выставки.
- 1. Поставщики – ключевое звено успешности, причем важно учитывать их количество и соотносить его с возможностями площадки. На площадке не должно быть ни тесновато, что раздражает людей, ни пустовато, что повергает их в недоумение.
- 2. Поэтому второй важный фактор – удобство расположения. Если не позаботиться о том, каким образом вы будете размещать стенды, это может произвести такое же неприятное впечатление. Никто не любит запутанных лабиринтов со стендами. Учитывайте также, насколько удобно вашим поставщикам, участникам и гостям будет добираться до локации и перемещаться по ней, есть ли заезд для габаритных грузов.
- 3. Не забывайте про первую медицинскую помощь, среди ваших посетителей могут быть люди с различными заболеваниями, которые иногда требуют неотложного вмешательства. Теснота, духота, звуки и запахи, кофеин и алкоголь могут обострить состояние таких людей. Лучше всего, если вы организуете постоянное дежурство частной кареты скорой помощи или, как минимум, врача с фельдшером. Если первые варианты слишком затратны, в перерыве между мероприятиями стоит послать одного-двух участников команды на соответствующие курсы.
- 4. Проверьте также все запасные выходы. Конечно, это обязанность владельца – поддерживать пути эвакуации в надлежащем состоянии, не захламлять и не закрывать их, но ведь вы ответственный человек. Если что-либо будет не в порядке, например, аварийный проход завален разобранными стойками, настаивайте на его освобождении. Вряд ли владелец площадки захочет терять клиента.
- 5. Если на выставке предусмотрена продажа средне- и крупногабаритных товаров, подумайте о предложении покупателям вариантов упаковки и доставки. Лучше, если один из стендов будет отвечать именно за надежную упаковку. Если доставить товар сразу или в течение короткого срока будет невозможно, есть вероятность, что продаж будет мало.
- 6. Обязательно стоит обратить внимание на акустику помещения. Если не учитывать фактор шума внутри выставочного помещения, это может быть некомфортным для посетителей. А если шум слишком сильный снаружи, то вы доставите неудобство уже жителям микрорайона, в котором расположена площадка. Кстати, если вы проигрываете музыкальные композиции, позаботьтесь о соблюдении лицензионных условий, иначе могут быть проблемы.
- 7. Уделите внимание меню в буфете, оно должно учитывать потребности разных категорий людей. Вегетарианские блюда, хлеб без глютена, сахарозаменители – все должно быть продумано.