Как бороться с ошибками планирования события

время прочтения: 3 мин
Как бороться с ошибками планирования события

От ошибок никто не застрахован. На мероприятии, при подготовке которого нужно учесть тысячи мелких деталей и увязать десятки процессов, они неизбежны. Но можно работать над снижением их количества и смягчением последствий. Как – делимся собранными крупицами опыта.

  • 1. Коммуникация важна. Это аксиома – общайтесь с клиентами и не оставляйте недосказанности. Не бойтесь задавать прямые вопросы, пусть даже они кажутся вам глупыми и неудобными, если они имеют отношение к мероприятию, их нужно задать. Иногда избегают финансовых вопросов – это серьезное упущение, так как в финансах должна быть кристальная ясность относительно того, кто, за что и сколько платит. Проговаривайте с клиентом и возможные проблемы, которые могут возникнуть. Обозначайте границы компетенции, особенно в случае, если заказчик непременно желает сделать по-своему, а вы его отговариваете.
  • 2. Не отказывайтесь от помощи или советов. Это действительно важно – многие ивент-менеджеры начинают считать себя настолько крупными профессионалами, что отказываются даже от полезных советов. Главное – это учиться воспринимать ситуацию под разными углами, например, с точки зрения поставщика или владельца площадки.
  • 3. Не теряйте контакты. Актуализируйте время от времени вашу базу данных. Это лучшее, что вы можете делать между мероприятиями. Если контакты неформальные – отличным поводом будет поздравление с профессиональным или личным праздником. Вам в любой момент может понадобиться помощь или рекомендация, и лучше, чтобы ее было, кому оказать.
  • 4. Рассчитывайте свои силы, беря в работу дополнительные параллельные проекты. Сидеть между стульев не получится, а слишком большая загруженность может привести к провалам. То, что вам доверяют заказчики, это хорошо, но вы ведь не хотите подвести их, просто не успев из-за большого количества проектов. А если отказ неприемлем для вас, тогда уж учитесь масштабировать. Пусть у вас всегда под рукой будут контакты проверенных специалистов на аутсорсе, к которым вы сможете обратиться в случае чего. Причем каждую позицию лучше продублировать 3-4 раза, ведь загрузка не только у вас. Всегда имейте запасной план на случай провала основного. Лучше потратить время на его подготовку, чем потерять клиентов и репутацию из-за его отсутствия.
  • 5. Используйте бюджет максимально рационально. Если вас начнет увлекать в сторону увеличения бюджета, остановитесь и подумайте в другом направлении, а именно, в сторону оптимизации, а то и сокращения планов. Кстати, рамки бюджета и возможный выход за эти рамки – это первое, что нужно обсудить с клиентом. И постарайтесь, изучив готовый план, еще немного ужать его без потерь качества, клиент будет благодарен за экономию.

Комментарии (0)