Вечеринка — это отличная возможность собрать средства на благотворительность, представить свой бренд или просто развлечь людей. Но как избежать ошибок при организации и какие инструменты и приемы лучше использовать, чтобы все прошло гладко? Многие тонкости всплывут только в процессе, поэтому мы постарались собрать и описать их заранее.
Каких ошибок важно избегать при организации вечеринки?
Бывает, что все вроде бы сделано правильно, реклама есть, заявленные артисты пользуются популярностью, но люди почему-то не пришли, и мероприятие прошло "в минус". Это означает, что вы допустили какую-то ошибку. Что важно учитывать, чтобы такого не произошло? Пройдемся по основным моментам:
- правильный выбор даты и времени — выбирайте их так, чтобы учесть образ жизни вашей потенциальной аудитории. Например, не назначайте вечеринку, рассчитанную на молодежь, на период сессии. Плохой вариант — вечеринка перед началом рабочей недели, идеальный — пятница;
- чтобы успеть зарезервировать самое лучшее время, планируйте все заранее. Хорошая вечеринка планируется, как концерт, за несколько месяцев до события;
- посмотрите, не пересекаетесь ли вы с другими интересными для вашей потенциальной аудитории событиями. Важно также учитывать другие мероприятия в вашей местности. Если в этот день в непосредственной близости от места проведения проходит крупный футбольный матч или митинг, это может стать проблемным фактором;
- место должно идеально соответствовать по масштабам и уровню, нет смысла арендовать клуб на 400 человек для закрытого мероприятия на 100-150 посетителей;
- не забывайте об уведомлениях за несколько недель, дней, а также накануне события, благо, сейчас инструментов для этого в сети очень много.
Как спланировать отличную вечеринку заранее и какие инструменты использовать?
Продумайте громкое и говорящее название для вашей вечеринки и добавьте описание. Концепция должна быть расписана детально — в особенности для тематических вечеринок. Опишите дресс-код достаточно подробно, если он важен. Укажите место проведения, дату и время, добавьте описание маршрута или карту. Не последнюю роль играют личности, а именно, кто будет приглашен на вечеринку, кто будет развлекать гостей (ди-джеи, музыканты, артисты разговорного жанра).
Укажите стоимость, а также дополнительные условия, например, возможность получить скидку или воспользоваться бесплатным входом, подарки для гостей и другое. И конечно, важно указывать, кто организовывает вечеринку и спонсирует ее проведение. Если мероприятие носит благотворительный характер, важно указать бенефициаров и способ, которым можно проверить использование средств (где будет опубликован отчет, например). В конце добавьте форму связи для потенциальных гостей — отличным вариантом может быть всплывающая форма.
Для организации вечеринки подходя платформы, которые позволяют создавать форму приглашения и контролировать продажу билетов или резервирование мест для бесплатных событий. Например, вы можете воспользоваться гибко настраиваемыми формами Nethouse.События — у них есть специальный шаблон для вечеринок.
Как завлечь гостей?
Тематика не должна быть банальной. Все мы много раз слышали про вечеринки в стиле "гангстерского Чикаго 30-х", про "дискотеки 80-х" с лосинами и высокими прическами. Все это уже не заводит людей, возможно, вы даже не сможете собрать их. Посвятите вечеринку актуальной теме либо выберите какую-то небанальную. Это может быть фильм или книга, дегустация какой-либо интересной еды. Если вечеринка посвящена определенному бренду, торговой марке и т.д. — у вас уже есть готовая тема.
Контролируйте затраты на вечеринку
При организации лучше всего заранее составить смету, включая в нее все мелочи вроде наборов воздушных шаров и одноразовой посуды. Причем, всегда стоит учитывать вероятность форс-мажора, который также придется покрывать. Стоимость билета высчитывайте, исходя из готовой сметы, а не наоборот, подгоняя смету под установленную цену билета.
Где провести вечеринку?
Мест для почасовой аренды можно подобрать очень много. Главное, чтобы место вписывалось в предполагаемый формат и подходило для ожидаемого количества гостей. Конечно, прежде всего обращайте внимание на заведения, специализирующиеся именно на организации мероприятий, а не на обычных кафе, в таком случае аренда обойдется дешевле. Обращайте внимание на наличие удобного транспортного сообщения. Для концертов и живой музыки важна хорошая акустика и аппаратура — учитывайте и этот фактор.
Чем угощать гостей?
Организовать ли доставку еды (кейтеринг) или воспользоваться услугами заведения, в котором вы проводите мероприятие — зависит от ваших предпочтений и самого места. Но в любом случае нужно учесть несколько важных факторов:
- сезонность — горячие и сытные блюда для зимы, и, наоборот, упор на зелень, фрукты и морепродукты — для теплого времени;
- количество — воспользуйтесь примерной нормой расчета, исходя из длительности мероприятия: для 2-4 часовых вечеринок исходите из количества в 600 граммов на гостя, а для крупных длительных мероприятий — не менее 1000 граммов;
- особенности сервировки — этот пункт целиком продиктован общим форматом вечеринки;
- продумайте специальное меню для вегетарианцев, аллергиков, людей с непереносимостью лактозы, также лучше избегать резко пахнущих продуктов.
Оформление и ведущие
Даже с идеальной темой вам потребуются интересные декорации для вашей вечеринки — сегодня комплексное оформление таких событий "под ключ" предлагает множество фирм. Но, если у вас не будет ведущего, который будет задавать ритм и вовлекать гостей в активности, даже самое лучшее оформление может не сработать. Полагаться на свои способности ведущего не стоит, так же, как и на самоорганизацию гостей, лучше пригласить профессионала.