Прежде всего, определитесь:
1. Зачем вам конференция?
2. Какие задачи она должна решить (причем не только для вас, но и для участников и спикеров)?
Определите свои стратегические цели, например, наладить полезные контакты, сформулировать консолидированную позицию, запустить дискуссию, презентовать проект.
Вне зависимости от глобальных целей, есть ряд конкретных задач, решать которые должен любой организатор:
- выбор темы конференции;
- программа;
- спикеры мероприятия;
- целевая аудитория (ЦА);
- продвижение события;
- место проведения — каким критериям должно соответствовать;
- план и смета конференции;
- работа со спонсорами и партнерами;
- кейтеринг и логистика;
- когда начинать планировать отдельные аспекты;
- информационное сопровождение после конференции — стрим, рассылка материалов, публикации, пресс-релизы.
Выбор темы конференции
Ее нужно сформулировать так, чтобы заинтересовать людей. Она должна раскрывать суть мероприятия и не запутывать человека. Протестируйте вашу тему, используя простой опросник:
- проводились ли подобные мероприятия ранее и насколько успешно;
- знаете и можете ли вы пригласить спикеров для освещения этой темы;
- есть ли у вас позитивная оценка темы от внешних экспертов, спикеров, потенциальных участников.
То есть, даже если вы придумали идеальную тему, необходимо, чтобы у вас хватило компетенции осветить ее должным образом.
Программа
Тщательно проработайте программу конференции — все нюансы должны быть учтены. Пленарное заседание, работа в секциях, перерывы и обед — нигде не должно быть накладок. Разрабатывать программу есть смысл тогда, когда у вас готова панель спикеров, поэтому заранее получите от всех, кого вы хотите пригласить на эту роль, согласие. Если у вас произойдет замена спикера, возможно, всю программу нужно будет перетасовывать заново.
Спикеры
В идеале, спикеров по тематике конференции вы должны знать задолго до мероприятия, возможно даже лично. Если нет, то стоит составить список спикеров и связаться с каждым из них еще на этапе подготовки конференции, до назначения конкретных дат и места. Сформулируйте свое видение в отдельный документ и направьте его всем спикерам с конкретными предложениями участия и вопросами. Работайте с каждым из них отдельно и учитывайте, что некоторые спикеры могут быть заняты или отказаться от участия — всегда имейте под рукой план на случай отказа. Продумайте коммуникацию с ними, чем вы их заинтересуете и как скоординировать их выступления. Также стоит помочь спикерам решить логистические вопросы, например, взять на себя проезд и проживание для иногородних.
Спикеры
Причем, уже на этом этапе могут закрасться системные ошибки, например, на конференцию по проблемам бизнеса стоит приглашать владельцев, а не менеджеров и тем более бухгалтеров. Конференция же по узкой медицинской тематике должна собирать не только врачей, но и представителей ассоциаций пациентов.
Целевая аудитория может состоять из разных сегментов. Например, конференция по вопросам налогообложения будет интересна частным предпринимателям, налоговым адвокатам и консультантам, бухгалтерам и государственным чиновникам в сфере налогообложения. И с каждым сегментом работа должна вестись по-разному. С каждым из них нужно проводить отдельные мероприятия по продвижению. Поможет в продвижении наличие базы контактов — адресные приглашения на подобные мероприятия всегда работают лучше.
Продвижение конференции
Здесь нет единого рецепта — продвижение напрямую зависит от ЦА. Чем она шире, тем шире должен быть охват, вплоть до рекламы на телевидении. Для узкоспециальных конференций может быть достаточно публикации на профильных социальных страницах и в изданиях. Независимо от того, насколько широк круг ваших потенциальных посетителей, стоит сделать посадочную страницу конференции и раскручивать ее в СМИ, в интернете и социальных сетях. Это можно сделать с помощью конструктора сайтов по готовым шаблонам. Обычно такие конструкторы имеют интегрированную систему продажи билетов (оплаты участия), оповещения участников, учета. Также многие сайты предлагают услуги продвижения мероприятия.
Выбор площадки
Здесь исходить стоит из нескольких критериев:
- количество мест — исходите из запланированного количества участников;
- конфигурация помещения — если запланированы секции, можно ли их организовать в отдельных помещениях;
- стоимость аренды и что в нее входит — здесь важно ориентироваться на ваши потребности в дополнительных услугах, например, переводе;
- местоположение — удобно ли будет добираться гостям, есть ли бесплатная парковка.
Непосредственное планирование
План мероприятия разбейте на блоки — "технические вопросы", "продвижение", "СМИ", "спикеры", "локация", "партнеры и спонсоры", "бюджет". Если есть возможность, за разные направления должны отвечать разные люди, но их работа должна быть скоординированной. Главный же документ — это смета, в которой нужно отображать каждую мелочь вплоть до одноразовой посуды. Такие мелочи могут "съедать" до 30% бюджета, вгоняя организаторов в минус.
Дата и время начала. Здесь все зависит от конкретных параметров. Местные конференции, особенно однодневные, можно назначать на будний день. Двухдневные и предполагающие участие иногородних можно планировать на выходные — все зависит от того, предполагает ли участие в вашем мероприятии командировку или конференция ориентирована скорее на частных лиц. В любом случае, дату и время нужно продумать, учитывая в том числе и логистику, поменять их на ходу крайне сложно.
Партнеры и спонсоры
Если конференция коммерческая, участие партнеров и/или спонсоров поможет вам закрыть некоторые финансовые вопросы, а партнерам — получить возможность прорекламировать себя, наладить полезные контакты и т.д. Важное различие между партнерами и спонсорами в том, что партнеры участвуют в распределении прибыли (и убытков) мероприятия, то есть берут на себя риски в равных или в заранее оговоренных пропорциях. Спонсор же просто выделяет финансы, продукцию или услуги в обмен на, чаще всего, рекламный охват узкоспециализированной аудитории.
Кейтеринг и логистика
Будете ли вы заказывать полноценный обед или ограничитесь организацией кофе-брейков, во многом зависит от бюджета. В любом случае, это стоит предусмотреть и указать в программе. Если вы предлагаете полноценное питание, позаботьтесь о людях с особыми вкусовыми пристрастиями и ограничениями — многие об этом забывают. Очень часто кейтеринг предлагают сами площадки, но не всегда это выгодно в финансовом плане. Также рассмотрите вариант организации питания с помощью партнеров или спонсоров.
Логистику также стоит продумать. Если место проведения расположено в центре города, стоит предупредить участников о возможных пробках. Для иногородних можно организовать подвоз от вокзала автобусом. Опять же, все зависит от вашего бюджета и партнеров. Возможно, вы сможете договориться с компанией-перевозчиком об организации челночных рейсов в обмен на рекламу мероприятия.
Как скоординировать работу разных направлений
Сроки планирования прямо пропорциональны масштабности. Крупные, привлекающие тысячи людей и десятки СМИ конференции начинают планировать примерно за полгода. Обычно выбор места для их проведения ограничен, и нужно забронировать локацию на конкретную дату. Спикеров также подбирают и приглашают заранее. У многих деловых людей план встреч и мероприятий расписан на месяцы вперед. Службы, отвечающие за кейтеринг, трансфер, размещение, также должны запланировать мероприятие примерно за месяц-два. Небольшие по масштабам, на десятки (до сотни) людей, однодневные конференции можно проводить на базе своего помещения. В таком случае многие вопросы отпадают, и сроки подготовки сокращаются.
После конференции
Примерный чек-лист того, что обязательно стоит сделать после конференции, если вы хотите добиться поставленных стратегических целей:
- подробный отчет о мероприятии, опубликованный в вашем блоге, на сайте, на странице в социальной сети, в профильном издании;
- детальная смета постфактум, то есть с учетом реальных расходов — и ее сравнение со сметой, составленной до мероприятия;
- пресс-релизы и фотоотчеты для прессы; интервью с ключевыми спикерами — в текстовом и видеоформате;
- благодарности спикерам, гостям, партнерам и спонсорам;
- не лишней будет организация онлайн-площадки для дискуссий по тематике конкуренции — так вы поддержите интерес к теме и сможете получить качественную обратную связь после мероприятия.
Правильное планирование — основа успеха любой конференции!